Todos hemos asistido alguna vez a la presentación de un libro o a una recepción de empresa pero ¿recuerdas cuántas veces un evento te pareció especialmente memorable?

Las invitaciones a eventos – ya sea en ámbitos académicos, artísticos o corporativos – siguen multiplicándose como setas, y como muchos hongos, pueden resultar letales ¡pero de aburrimiento! ¿Cómo es posible que ese orador que te parecía tan interesante durmiera con su discurso a media audiencia? ¿O que esa recepción donde esperabas entablar nuevos contactos profesionales fuera tan fría y mal planificada que no propició que conocieras a nadie?

Si alguna vez tienes la oportunidad de ser el organizador de un evento, es muy recomendable que pongas en práctica estos cinco consejos para salir triunfante del paso. Recuerda que, por muchas ideas inspiradas que tengas, el público de tu evento es el verdadero héroe, y nada mejor que ponerte en sus zapatos para saber qué tipo de experiencia te agradecerán.

1. Define bien tu público objetivo. ¿Estás hablando conmigo? Esta no es solo una famosa cita de Robert de Niro en Taxi Driver, pero la forma en que a veces nos hemos sentido como público de un evento corporativo. Un sentimiento que no refleja la debilidad de la audiencia, sino la de los organizadores del evento por desconocer lo que interesa al público. Cuanto más generalista o diluido sea el contenido de nuestro evento, menos probabilidades existen de tener algún impacto significativo en la audiencia. Al planear tu evento, define un objetivo claro y diséñalo con un perfil de audiencia específico en mente. Al enfocarte en ese perfil ideal, será más fácil desarrollar contenido que responda directamente a sus intereses, desafíos y aspiraciones particulares.

2. Diferénciate de la competencia. Ante la amplia oferta de eventos corporativos en tu misma industria, ¿qué hace que tu evento sea especialmente interesante? ¿qué ofreces que nadie más ofrece? ¿por qué tu ideal ¨miembro del público¨ va a decidir asistir a tu evento, y no a uno similar de tu competencia? Bien sea en el formato, el enfoque que abordes de la temática, el uso de la tecnología en la producción, o simplemente las oportunidades de networking que facilites, asegúrate de que tu evento está creando un nicho o una oportunidad únicos y originales. Tu capacidad de análisis de lo que los demás ofrecen y la creatividad que inyectes a tu evento te ayudarán a crear la singularidad necesaria para convertirte en una cita indispensable.

3. Usa el poder de la narrativa. La ventaja competitiva de muchas marcas radica en su capacidad de comunicar valores y emociones que nos identifican con ellas. Los eventos exitosos van más allá de proveer información y usan historias que entretienen y conectan emocionalmente con la audiencia. Así, por ejemplo, en vez de abrumar a tu audiencia con datos y estadísticas para explicar los beneficios de un producto o una política, cuenta la historia de sus beneficios, mostrando ejemplos concretos de su uso o aplicación para solucionar problemas o alcanzar logros. Por ejemplo, usa presentaciones al estilo “TED”, uno de los formatos de storytelling que están arrasando en la comunicación corporativa.

4. Utiliza imágenes impactantes. Del uso de la fotografía a las gráficas informativas, numerosos estudios han confirmado la sabiduría popular de que una imagen vale más que mil palabras. Pero sólo el hecho de que puedas capturar la atención de tu audiencia con las imágenes no significa que puedas mantenerla. De hecho, el despliegue de un gran volumen de estímulos visuales neutraliza nuestro interés y puede ser contraproducente. La clave es asegurar que las imágenes sean sugestivas para el público objetivo y que comuniquen información original y relevante. Usa fotos de personas reales, vídeos breves e infografías de alto impacto visual, y sé muy selectivo en los momentos que deben usarse para reforzar la narrativa de tu evento. No utilices imágenes de stock irrelevantes, o gráficos muy complicados y cargados de información.

5. Concluye con una clara llamada a la acción. Los eventos más efectivos tienen una sola idea central que se pude plasmar en una clara llamada a la acción. Esa tesis será más sólida en la medida en que la puedas formular claramente como de beneficio para la audiencia. Un evento exitoso no debe enfocarse solamente en lo que tú quieres transmitir como organizador, sino en las oportunidades que tu público pierde si no adopta tu producto o idea. Al final de tu evento, por muy satisfecho que te sientas como organizador, lo único que importa es que hayas elevado a tu público a otro plano, de mero espectador a agente de cambio.

Para maximizar la atención de tu público, asegúrate que tu evento logra comunicar mensajes en breves cápsulas informativas y en una variedad de formatos. Por ejemplo, si tu evento arranca con la proyección de un video, te recomiendo que tenga una duración máxima de tres minutos. Si organizas una conversación entre varias personas, asegúrate de incluir un máximo de cuatro personas en cada panel, incluyendo al moderador, para que tu evento no pierda foco y tu audiencia no pierda el hilo del mensaje. Cada intervención de debe durar más de tres minutos. En presentaciones tipo TED, procura que cada charla dure entre cinco o siete minutos.

Por último, asegúrate de que tu evento tenga un guión que anticipe lo que vaya a ocurrir minuto a minuto, para evitar la sorpresa de eventos que se desenfocan o extienden más de lo deseado. Si tu audiencia incluye una parte interactiva con el público, también cerciórate de contar con su participación recolectando preguntas con antelación, para evitar el silencio incómodo que nos abochorna en muchos eventos cuando nadie del público se anima a formular una pregunta o comentario. En general, guíate por la máxima de que menos es más, y cuanto más breve, variado y puntual sea tu evento, más éxito cosecharás.