Google, con el lanzamiento de Google Meet, se ha unido al universo de plataformas digitales como Zoom o Microsoft Teams que permiten realizar encuentros virtuales entre un gran número de personas. Este anuncio no es ajeno a los tiempos de teletrabajo y distanciamiento social que vivimos, cuando los encuentros virtuales se han convertido en la principal forma en que muchas empresas interactúan con sus clientes y audiencias.

Lo que tal vez muchas empresas no se hayan planteado son las oportunidades que un formato virtual presenta frente al tradicional evento presencial. Es cierto que estamos perdiendo la cercanía con nuestra audiencia en vivo, con lo que echaremos de menos el apretón de manos que sella el cierre de una venta o el aplauso que puede levantar una ponencia o presentación.

El formato virtual, sin embargo, nos permite compartir nuestros contenidos con un mayor número de personas, a un costo mucho más asequible, y con la posibilidad de interactuar con nuestras audiencias de una forma distinta, pero no por ello menos efectiva.

Si quieres sacar el máximo partido a tu próximo seminario virtual, explora las siguientes buenas prácticas para su producción y divulgación.

¿Qué Funciona en Términos de Contenido?

Piensa de forma estratégica a la hora de producir un seminario virtual y define de antemano tu objetivo, audiencia e indicadores de impacto. Los seminarios virtuales, por ejemplo, pueden ser la oportunidad perfecta para lanzar un nuevo producto o servicio, o para insertar tu marca en las conversaciones que se dan alrededor de un área de importancia estratégica para tu negocio..

Usa la técnica del newsjacking, la estrategia de mercadotecnia de unirse a conversaciones que son tendenciaen un momento en particular, para llamar la atención de la audiencia hacia tus productos o servicios. En este sentido, puedes organizar tus seminarios en coincidencia con una efeméride o conmemoración (como el Día de la Tierra si eres, por ejemplo, una empresa de reciclaje), o hacer vínculos de tu contenido con noticias y eventos de actualidad.

Invita a especialistas y personalidades reconocidos en su campo para aumentar el interés de tu audiencia. Si invitas a varios panelistas, busca áreas de especialización o abordajes distintos al tema de tu seminario para que la discusión se nutra de una rica variedad de opiniones y puntos de vista. Demuestra que tu empresa es inclusiva con un balance de género en el panel.

Apuesta por un Formato Dinámico e Interactivo

 Al igual que los eventos presenciales, los eventos virtuales más exitosos están muy bien estructurados, con un guión que pauta lo que ocurrirá minuto a minuto, y con una duración de entre una hora y hora y media que ayude a mantener la atención de la audiencia.

Es aconsejable que el evento cuente con un moderador que pueda inyectar de energía al evento a través de su dinámica interacción con la audiencia y los panelistas. Los periodistas o comunicadores suelen ser una muy buena opción.

En eventos con la participación de múltiples panelistas, se recomienda que sus intervenciones respondan a preguntas del moderador, y que cada respuesta no sea superior a los 3 minutos. Un evento de una hora no debería incluir a más de cuatro panelistas. Para que los panelistas puedan ser concisos en sus respuestas, se recomienda compartir las preguntas con antelación.

En eventos abiertos a una audiencia externa (no los que sean por invitación exclusivamente), se aconseja que solo el moderador del seminario y los panelistas tengan acceso a la cámara y al micrófono. La audiencia solo debería poder participar en el chat.

En la medida de lo posible, evitar largas presentaciones de Powerpoint. Si es necesario introducir datos o gráficos en la exposición, limitar el número de filminas a un máximo de 3 por presentación.

Con la participación de expertos externos a la empresa, es recomendable recordar a la audiencia, a través del chat, que las opiniones expresadas por los panelistas son de carácter personal y no necesariamente reflejan las opiniones de la empresa, sobre todo en eventos en que aborden temas sensibles y potencialmente controversiales.

En el formato virtual, es recomendable dejar un espacio al final del evento para las preguntas de la audiencia a los panelistas. A tal fin, es aconsejable que se identifique a un moderador de la empresa para el chat que pueda filtrar las preguntas de los participantes y compartir las más relevantes con el moderador del seminario, por ejemplo, vía Whatssapp. El moderador del chat también debe estar interactuando cada dos o tres minutos con los participantes, y tener preparado un documento con enlaces a información relevante a la discusión que pueda ¨cortar y pegar¨ en el chat como complemento, en tiempo real, a la conversación en curso.

La virtualización de los eventos trae consigo un riesgo en ciberseguridad que se puede mitigar. Se recomienda hacer un registro previo al evento, usar una contraseña de acceso y ensayar con anticipación con los panelistas que van a tener acceso al micrófono y a la cámara.

Después de cada evento contempla realizar una edición del material audiovisual para eliminar pausas y limar transiciones, así como incluir logos, traducciones y subtítulos, en el caso de que los requieras.

Consejos para una Promoción Efectiva

 Concentra los esfuerzos de promoción durante los tres días previos al evento. Al competir con muchos eventos internos y externos, esta inmediatez es la manera más efectiva de garantizar un mayor número de registrados. Dependiendo de la naturaleza del evento, usarás invitaciones a tu base de contactos (eventos cerrados) o ampliarás el alcance a través de tus redes sociales con contenido orgánico y pagado (eventos abiertos). Si tu evento está programado para un horario posterior al mediodía, envía la invitación por última vez ese mismo día, a primera hora de la mañana.

Usa tu base de datos como listado principal de invitados a tu seminario virtual a través del marketing electrónico. Si envías la invitación por redes sociales, asegúrate que las personas que vayan a registrarse al seminario tengan la opción de suscribirse también a tu base de datos, de forma que puedas expandir tu base de contactos.

Si tu empresa tiene presencia en Twitter, usa la técnica de live tweeting durante el evento. Los eventos transmitidos en tiempo real tienen una gran acogida en Twitter y permiten incrementar el alcance y la interacción de la audiencia por fuera del sistema de video conferencia.

Después del evento, cuentas con un material audiovisual muy valioso que puede convertirse en un vehículo de difusión por demanda. Súbelo a tu página web o a tu canal de Youtube o Vimeo

Espero que estas claves te ayuden a triunfar con un seminario virtual. Recuerda siempre que el contenido es rey y que lo importante es que tu marca nunca pierda la relación con sus clientes, incluso en tiempos de pandemia.