“Nunca des una presentación que no quieras escuchar”. Esta es la sencilla filosofía de Duarte, una de las compañías más prestigiosas en el desarrollo de presentaciones efectivas de Estados Unidos. La compañía, fundada por Nancy Duarte hace 25 años en Silicon Valley, ofrece cursos de formación a empresas que quieran perfeccionar la estructura, diseño y entrega de cualquier tipo de presentación, desde ponencias magistrales al estilo TED, hasta los famosos “discursos de ascensor” para persuadir en la venta o posicionamiento de ideas y productos.

En todos los casos, Duarte parte de una premisa tan obvia como trascendental: para ser persuasivo, es fundamental conocer a tu audiencia íntimamente. Es probable que tú, como presentador, tengas ideas claras de lo que quieres comunicar, y lo primero que hagas a la hora de preparar una presentación sea abrir una filmina de PowerPoint para empezar a escribir. Pero si no estudias previamente a tu público, es probable que tu mensaje no resuene con él, y fracases en tu intento de influir en sus percepciones, conocimientos, actitudes o comportamientos. Al final de tu presentación, por muy satisfecho que te sientas por lo bien que has hecho el trabajo, lo único que importa es que hayas elevado a tu público a otro plano, al de héroe, para que efectúe un cambio.

Por eso, antes de ponerte a escribir, Duarte nos recomienda contestar las siguientes preguntas:

¿Quiénes son? Si, por ejemplo, quieres vender tu idea de desarrollar una aplicación para enseñar idiomas, tu presentación tendrá que ajustarse en términos de lenguaje, tono y formato según a quién te estés dirigiendo. No es lo mismo persuadir a un grupo de potenciales inversores que a un grupo de jóvenes diseñadores sobre la brillantez de tu idea. Ponte en sus zapatos e imagínate qué tipo de presentación quieren escuchar – un inversor probablemente quiera escuchar algo más breve, corporativo y enfocado en el rendimiento económico de tu propuesta, mientras que un diseñador apreciará aprender sobre los aspectos más creativos y originales de tu aplicación, explicado de una manera informal y más entretenida.

¿Por qué están aquí? Si te detienes a pensar por qué una audiencia acude a escucharte, podrás encontrar el enfoque de tu presentación. Los inversionistas de nuestro ejemplo querrán ganar dinero con tu idea, y los diseñadores desearán inspirarse en el tipo de herramientas creativas y tecnológicas que estás implementando. Recuerda que el mero hecho de que has logrado convocar a una audiencia frente a ti ya supone una disposición a escucharte, de ti depende terminarlos de convencer.

¿Qué les provoca insomnio? Para que puedas asumir más fácilmente el papel de mentor que eleva a la audiencia al heroísmo, es aconsejable que te pares a pensar qué les preocupa, y cuáles son sus miedos o inquietudes. Los inversionistas de nuestro ejemplo estarán preocupados de invertir en un proyecto que no sea ni viable ni lucrativo, por lo que tendrás que aplacar sus dudas con argumentos de peso en tu presentación. Los diseñadores querrán saber qué herramientas usas en tu proyecto que les pueda facilitar su trabajo en el futuro, cómo tu planteamiento se diferencia de los demás.

¿Qué quieres que hagan? Las presentaciones más efectivas tienen una sola idea central que se pude verbalizar en una clara llamada a la acción. Esa tesis será más sólida en la medida en que la puedas formular como de beneficio para la audiencia. A los inversores de nuestro ejemplo, les estarás intentando convencer de que pueden ganar dinero si invierten en tu idea. En cambio, para los diseñadores, adaptarás tu presentación para que ellos sientan que están aprendiendo algo nuevo que puedan usar en futuros proyectos. Una presentación efectiva no debe enfocarse solamente en lo que tú quieres transmitir, sino en las oportunidades que tu público pierde si no adopta tu idea o producto.

¿Qué los puede frenar? El análisis previo de todos esos elementos que pueden causar resistencia al contenido de tu presentación es una de las claves del éxito. Adelántate siempre a sus preguntas, y explica los riesgos o impactos negativos de no asumir el cambio que propones. En este sentido, es aconsejable que ganes su confianza desde un principio, para que no piensen que no tienes las calificaciones o credibilidad adecuadas, y que realmente compartes sus mismos objetivos. Por muy sólida que sea tu propuesta, los inversionistas de nuestro ejemplo pueden desinteresarse si no proyectas responsabilidad en el uso del dinero, o si no perciben que tienes el suficiente aplomo como emprendedor para que un proyecto progrese. Estudia todos los posibles ángulos que puedan causar un rechazo en la audiencia.

Una vez realices estas reflexiones, será mucho más fácil enfrentarse a esa filmina de PowerPoint. Tu presentación habrá encontrado una razón de ser y partirá con un objetivo claro. Ahora solo será cuestión de esbozar las paradas del viaje figurativo que estás a punto de organizar para ese público expectante.